Электронный архив своими руками. Семь шагов к успеху Статьи об архивном деле, документообороте, делопроизводстве. Электронный архив облегчает работу с документами и информацией. Он позволяет быстро находить искомые данные, при необходимости копировать их и отправлять коллегам, контрагентам, контролирующим органам и пр. Однако согласитесь, даже в лучшие времена не всегда есть возможность приобрести дорогостоящий продукт для решения несложных практических задач. Приобрести нет, а создать своими руками вполне. Все, что для этого потребуется компьютер, некоторое количество вашего времени и скрипты с нашего сайта, подготовленные специалистом по сканированию и внедрению электронных архивов Иваном Денисовым. Самая простая система электронного архива стоит около 1. Парадокс, но некоторые компании просто не нуждаются в профессиональных решениях, так как не представляют, как ими пользоваться. Особенно это касается небольших фирм у них просто нет сотрудников, способных качественно внедрить такую программу в рабочий процесс. Giusto_09_Electronic-archive_architecture.png' alt='Электронный Архив Документов' title='Электронный Архив Документов' />Когда руководитель задумывается об электронном архиве, он не всегда понимает, как это будет работать, окупятся ли на практике затраты и т. Программа Для Расчета Подшипников далее. Даже при условии, что можно пообщаться с разработчиками электронного архива, сомнения всегда остаются и успех никак не гарантирован. Шаг первый Проверяем соответствие своего компьютера минимальным требованиям к конфигурации. Ресурсы компьютера потребуются минимальные, соответствующие стандартному офисному компьютеру Компоненты. Процессор. Intel или AMD 2,0 Ггц или выше. Память. 4 ГБ RAM Дисковое пространство. Не менее 3. 00 ГБ. Зависит от объема отсканированных документов. Из расчета 1 Мб на 1 страницу при цветном сканировании или 0,1 Мб на 1 страницу при черно белом сканировании. Дополнительное оборудование. Сканер формата А4, обладающий возможностью сканирования с разрешением не ниже 3. ОСГ предлагает систему электронного архива документов, которая значительно ускоряет документооборот, делает его более безопасным. Создание, наполнение, обработка и организация электронных архивов документов организации электронные архивы от корпорации ЭЛАР. Электронный Архив Документов' title='Электронный Архив Документов' />PDF. Шаг второй. Проверяем программное обеспечение своего компьютера Операционная система MS Windows XP, 7, 8, 1. Пакет офисных программ MS Office Excel 2. Adobe Reader 5, 6, 7, 8, 9, 1. Программа сканирования, идущая в комплекте со сканером или е аналог, например, NAPS2. Итак, если шаг первый и второй шаги сделаны, то переходим собственно к созданию электронного архива. Шаг третий. Теперь нужно ознакомиться с принятой нами терминологией, чтобы правильно понять инструкции для верной настройки электронного архива. Термин. Определение. Сканированиепроцесс получения цифровой копии бумажных страниц документов, результатом которого являются файлы в формате PDF, сохраненные на диск или загруженные в электронный архив. Индексированиепроцесс получения цифровой атрибутивной описательной части документов в виде поисковой таблицы результатом индексации является поисковая таблица, содержащая описательную информацию об отсканированных документах в виде заполненных поисковых полей например Тип документа, Номер документа, Дата документа и прочее. Страницаединица измерения количества работ по сканированию. Документединица измерения объема индексирования, один документ состоит из одной или множества страниц. Делопапкаконтейнер, для хранения документов. Отсканированный документрезультат сканирования одного документа, сохраненный в формате многостраничного файла PDF. Файл PDFцифровой файл, сохраненный в формате PDF, содержащий графические изображения отсканированных страниц одного документа. Графическое изображениеодна электронная страница в файле PDF. Массив отсканированных документоврезультат сканирования массива документов, в виде файлов PDF. Информационный ресурсмассив цифровых данных, состоящих из результатов сканирования и или индексирования. Электронный архивпрограмма или комплекс программ, позволяющий осуществлять работу в основном поиск и хранение с цифровыми копиями отсканированныхпроиндексированных документов. Скачиваем по ссылке архив  Сохраняем его на рабочий стол и распаковываем с помощью архиватора. В корневой папке Электронный архив Excel есть файл Электронный архив. Excel. Так же в данной папке есть папка СКАН это папка, в которую должны сохраняться отсканированные файлы PDF. Важное правило Все файлы PDF, созданные в течение дня, нужно сохранять в отдельные директории, которые должны быть названы по ДАТЕ создания файлов PDF на иллюстрации это 2. Т. е. В качестве разделителя должен использоваться знак. Запрещается использовать точки и прочие символы в качестве разделителей, писать сначала день, потом месяц, потом год. Верно 2. 01. 4 0. Не верно 2. 01. 4. Рекомендация. Вам необходимо ежедневно контролировать, чтобы на диске С оставалось свободное место не менее 1. Мб. Для этого Вам нужно открыть Мой компьютер см. Удаление файлов приведет к утрате отсканированных документов. Шаг пятый. Открываем в программе Exсel файл Электронный архив и видим на экране файл шаблона для создания электронного архива. Рекомендация. Если система безопасности компьютера предупреждает о запуске активного содержимого, то необходимо нажать кнопку включить содержимое. Затем следует нажать кнопку Загрузить PDF. Откроется диалоговое окно Выберите папку, после чего необходимо выбрать папку с той датой, которая была создана Вами на шаге 4. Важно папку не нужно открывать, а именно выбрать ее и нажать кнопку Выбрать Загрузка файлов PDF, содержащих отсканированные изображения документов, произойдет автоматически. Файл таблицы EXCEL примет следующий вид Шаг шестой. Теперь необходимо провести индексацию документов в Exсel, т. По любому из этих полей можно отсортировать таблицу в примере ниже отсортировано по дате. Для этого нажимаем на первый документ в списке, не имеющий описания ссылку в поле Ссылка на PDF, откроется файл PDF, содержащий отсканированное изображение документа. Рекомендация. Для удобства индексации рекомендуется разместить окно файла Excel и окно файла PDF рядом друг с другом. Для этого нужно перейти в окно Excel и на клавиатуре нажать комбинацию клавиш Win и стрелку влево перейти в окно PDF и на клавиатуре нажать комбинацию клавиш Win и стрелку вправо. В результате проделанных действий, на экране окно Excel будет расположено слева, а окно файла PDF будет расположено справа. Такое расположение позволит с легкостью видеть документ PDF и заполнять индексные поля в файле Excel. Шаг седьмой. Сохраняем файл таблицы Exсel и завершаем работу. Поздравляем. У Вас все получилось. Вы только что создали своими руками первый электронный архив Рекомендация. Наджность файла Excel можно обеспечить, регулярно создавая копии исходного файла. Это можно сделать стандартным способом Windows, кликнув правой клавишей на имя файла Excel и выбрав меню. Но важно понимать, что одновременно с файлом сможет работать только один пользователь. Получится ли внедрить такое нововведение зависит полностью от вас. В самом электронном архиве нет ничего сложного, 5. В этом очень много зависит от руководителя. Ведь даже самая дорогая и эффективная программа не принесет пользы, если не объяснить сотрудникам, зачем она, как она работает, какие результаты можно получить с ее помощью. Успехов Скачать пример Электронного архива Иван Денисов специалист по сканированию и внедрению электронных архивов.